dimecres, 3 de maig del 2017
TEMA 2. TÈCNIQUES D'ARXIU.
1.1.INTRODUCCIÓ
En l'adveniment de la Societat de la
Informació, la implantació de l'administració electrònica i l'augment
significatiu de la producció científica, ha propiciat un desenvolupament massiu
de les Tecnologies de l’Informació, convertint els arxius en una part fonamental
de tota administració, institució o empresa.
Gestionar
la documentació generada es una tasca delicada i complicada, orientada al
coneixement i al futur de les mateixes empreses, que necessita professionals
que coneguin les tècniques tradicionals, alhora que les modernes eines
informàtiques.
Avui en dia, la informació és un actiu molt important per
les empreses i es diferencia d’altres per varis motius:
- No es gasta un cop utilitzat.
- No segueix un patró de revalorització, és a dir, no sempre perd valor amb el pas del temps, però a vegades si.
- No és tangible.
Actualment,
disposem d'arxius tant en paper com informàtics funcionant simultàniament, el
que requereix una coordinació d'ambdós mètodes.
En
contra del que podríem pensar, els arxius en l'actualitat son majors i més
complets que els d'abans.
1.2.CONCEPTE D'ARXIU
Actualment ve definit per tres accepcions, fixades pel Consell Internacional d'Arxius:
Conjunt ordenat de la documentació produïda i rebuda per un organisme públic, una institució, una empresa, una família o un individu, com a resultat de llur activitat, conservada en previsió d'una utilització jurídica o històrica. També es pot referir al local o edifici on es conserven, tracten, serveixen i dipositen els documents elaborats i rebuts per una entitat a partir de realitzar les seves activitats.
Es pot definir com a l’equipament cultural que s’encarrega de gestionar, custodiar, fer accessible a la ciutadania i difondre el patrimoni documental. tmabé com a de fitxers informàtics, de forma anàloga als arxivadors 'reals'.
- Conjunt de documents, de qualsevol data, forma o suport material, produïts o rebuts per tota persona física o moral, i per tot servei o organisme públic o privat, en l'exercici de la seva activitat, conservats pel seu productor o els seus successors per a les seves necessitats, o bé transmesos a la institució arxivística competent, per raó del seu valor arxivístic.
- Institució responsable de la reunió, del tractament, de l'inventari, de la conservació i de la comunicació dels arxius (servei d'arxius).
- Edifici o part de l'edifici on són conservats i comunicats els arxius (dipòsit d'arxiu).
Conjunt ordenat de la documentació produïda i rebuda per un organisme públic, una institució, una empresa, una família o un individu, com a resultat de llur activitat, conservada en previsió d'una utilització jurídica o històrica. També es pot referir al local o edifici on es conserven, tracten, serveixen i dipositen els documents elaborats i rebuts per una entitat a partir de realitzar les seves activitats.Es pot definir com a l’equipament cultural que s’encarrega de gestionar, custodiar, fer accessible a la ciutadania i difondre el patrimoni documental. tmabé com a de fitxers informàtics, de forma anàloga als arxivadors 'reals'.
Està format per un conjunt documental produït per una persona física o jurídica a l'exercir la seva activitat, per satisfer les seves necessitats administratives, conservant i respectant un ordre.
La seva funció és reunir, organitzar i conservar els documents.
1.3. CONCEPTE DE DOCUMENT
Es pot descriure com a alguna cosa tangible que registra comunicacions o
dades amb l'ajuda de marques, paraules o símbols. Serveix per establir un o
diversos fets i pot tenir-se en compte com a prova d'això. En general, els
documents funcionen com a evidència de les intencions, mentre que els registres
funcionen com a evidència de les activitats.
És un suport físic o virtual dissenyat i creat específicament per a contenir informació i en general també per a comunicar-la. També es defineix com la combinació de suport de paper i la informació registrada en ell, que pot ser utilitzada com a prova o per consultar.
Un document és un suport material que conté informació i que té com a fi transmetre coneixements o idees, permeten la comunicació humana i és un important mitjà de formació i docència.
Tradicionalment, la forma més habitual d'un document era el document imprès. No obstant això, i principalment al llarg del segle XX, han anat apareixent noves formes de transmetre la informació i, per tant, nous tipus de documents (fotografies, discs, pel·lícules, suports magnètics…). Finalment, la gran revolució ha arribat de la mà de la informàtica mitjançant l'aparició dels documents electrònics.
És un suport físic o virtual dissenyat i creat específicament per a contenir informació i en general també per a comunicar-la. També es defineix com la combinació de suport de paper i la informació registrada en ell, que pot ser utilitzada com a prova o per consultar.
Alhora es classifica com a tota expressió en llenguatge natural o convencional i qualsevol altre expressió gràfica, sonora o en imatge, recollida a qualsevol tipus de suport material, inclús suports informàtics.
Un document és una representació
del pensament escrit, dibuixat, presentat o commemorat. En el passat la paraula
va ser utilitzada generalment per denotar una prova per escrit com a evidència
d'una veritat o fet. En l'era de l'ordinador, "document" denota
generalment un arxiu de computadora principalment textual, incloent la seva
estructura i format. Contemporàniament, "document" no es defineix pel
seu mitjà de transmissió.
Està format per la informació
que conté, el suport o contenidor d’aquesta informació (paper, microfilm o
suport informàtic) i el registre o com s’ha fixat la informació en el suport
(tinta o impulsos electromagnètics). Però els documents d’arxiu es caracteritzen
pel seu caràcter seriat, el seu gènesi, la seva exclusivitat i la seva
interrelació. I es diferencien en textuals, iconogràfics i sonors.
Es categoritzen segons
el tipus, el format, la quantitat i la forma o tradició documental. I alhora es
classifiquen conforme a l’entitat productora, els orígens funcionals, la
datació crònica i tòpica i el contingut substantiu.
1.4. EL CICLE VITAL DELS DOCUMENTS
Els documents d’arxiu
es produeixen dins una seqüència on van complint una funció diferent a mesura
que passa el temps, des del moment de la seva creació fins que es decideixi la
seva eliminació o permanència; per això es parla de cicle vital dels documents.A cada document se li assigna un valor primari, que es pel qual es va crear. Però un cop aquest valor primari ha desaparegut es busca si n'hi ha un de secundari (com pot ser la història d'una ciutat) i aleshores es decideix guardar a l'arxiu històric.
FASE ACTIVA: arxiu d’oficina o de gestió
Moment on es reben o
es creen els documents i on es mantenen mentre dura el seu tràmit o ús, però no
més de 5 anys com a norma general, quan han de passar a la següent fase per
evitar l’acumulació.
S’ordenen per series
documentals (conjunt de documents produïts en el desenvolupament d’una mateixa
competència i regulat per una norma comuna), respectant la estructura amb la
que han sigut creats. Aquestes series estan formades per expedients: un conjunt
de documents produïts de manera orgànica i funcionalment per resoldre un assumpte.
Un cop ha passat el
temps de permanència establerta, els documents han de passar a la següent fase,
transferint-los. Cal revisar que no falta ningun expedient, l’ordre i s’han d’eliminar
grapes i gomes. Aleshores s’empaqueten en caixes numerades per facilitar la
seva identificació i s’adjunta un document on s’especifica quins documents es remeten
(ha de constar de capçalera, identificació dels documents transferits i les
diligencies d’entrega i recepció).
FASE SEMIACTIVA: arxiu central
Rep les series
documentals creades a l’arxiu d’oficina. hi romanen uns 10 anys, on la seva
funció és identificar (pròpia i exclusiva d’aquesta fase), valorar, descriure i
conservar les series.
FASE INACTIVA: arxiu intermedi
Els documents hi
romanen 15 anys i quasi no tenen ús administratiu i comença a prevaler el seu
valor històric sobre el de gestió. La seva tasca especifica és la selecció ,
determinar quins documents han de ser eliminats i quins s’han de conservar.
FASE INACTIVA: arxiu històric
La seva finalitat és
la conservació permanent dels documents per a la investigació i la difusió
natural.
L’arxiu històric i
intermedi poden unificar-se, ja que si es dona el cas que no hi ha espai a l'arxiu històric i s'hi necessita guardar documents, aquests es mantenen a l'arxiu intermedi fins que s'arregla el problema.
1.5. CLASSES D'ARXIUS
Existeixen molts arxius diferents i en podem fer les
següents classificacions segons:LA TITULARITAT:
Un dels elements que defineixen els documents d’arxiu és el productor o autor, ja que depenent de qui sigui, els arxius es poden classificar el públics o privats.
- ARXIUS PÚBLICS: si l’organisme que els sosté es finança amb fons públics. pertanyen al servei públic, depenen d’institucions dins del Dret Públic. els seus documents són generats per l’Administració en l’exercici de la seva funció.
- ARXIUS PRIVATS: si depenen d’un organisme privat, com pot ser el cas de qualsevol empresa. Provenen de persones jurídiques privades. Són conjunts de documents generats tant per empreses com per esglésies, partits polítics, associacions i també famílies o persones.
Ambdós formaran part
del Patrimoni Documental amb el temps, però mentre els públics estan perfectament
reglamentats en organització i terminis a la legislació nacional i en les
respectives autonòmiques, els privats manquen d’una normalització i la seva
organització és particular en cada cas.
Per unificar criteris
d’actuació en els dos àmbits, s’han creat les normes ISO 15489-1 i 15489-2, per sistematitzar
principis i mètodes de treball, establint procediments que dicten com han de
ser creats, de quina forma, com descriure’ls, recuperar-los, identificar-los...
Tot això dins d’un context adequat a la societat actual, amb referències
específiques als documents electrònics i les seves peculiaritats.
EL FORMAT DELS DOCUMENTS CONTINGUTS:
- ARXIU TRADICIONAL: aquell en que els documents es troben en suport paper.
- ARXIU DIGITAL: aquell en el que els documents es troben en format digital, sigui perquè han nascut d’aquesta forma (document digital), o perquè s’hagin digitalitzat posteriorment (document digitalitzat).
- ARXIUS HÍBRIDS: són una barreja dels dos anteriors.
1.6. ELS DOCUMENTS ELECTRÒNICS
Originalment, totes les dades que es van considerar com alguna cosa intern, la sortida de dades final va ser sempre en el paper. No obstant això, el desenvolupament de les xarxes informàtiques ha fet perquè en la majoria dels casos és molt més convenient distribuir documents electrònics dels impresos. I les millores a les tecnologies de pantalla electrònica permeten que en la majoria dels casos sigui possible veure documents en pantalla en lloc de mitjançant la impressió (estalviant paper i espai necessari per emmagatzemar les còpies impreses).
No obstant això, l'ús de documents electrònics per a la presentació final en lloc de paper ha creat el problema de múltiples formats d'arxiu incompatibles. Fins i tot fitxers de text informàtics no estan exempts d'aquest problema (la majoria de programes no podien treballar correctament amb alguns arxius de text, i pels quals no parlen anglès, les pàgines de codi diferents sempre han estat una font de problemes).
Fins i tot més problemes estan connectats amb formats complexos de diversos processadors de text, fulls de càlcul i programari de gràfics. Per solucionar el problema, moltes companyies de programari distribueixen visualitzadors d'arxiu gratuïts per als seus formats d'arxiu propis. L'altra solució és el desenvolupament de formats d'arxiu no patentats estandarditzats, i documents electrònics per a usos especialitzats que tenen formats especials.
Es pot definir com un document registrat de forma electrònica. Enfront del document tradicional, en el que el contingut i el suport van irremeiablement units, en aquests es poden separar el continent del contingut.
Tot i que tenen molts
avantatges (estalvi d'espai, accés múltiple, ràpid,etc.), presenta alguns
inconvenients:
- La informació és susceptible a ser manipulada, intencionadament al modificar dades si no hi ha les mesures de seguretat necessàries, o accidentalment, ja que al passar d’un format a l’altre o d’un sistema operatiu a un altre el document no s’obre correctament, tal i com va ser creat.
- No es pot llegir ni consultar-se directament com es fa amb el paper, sinó que es necessiten eines especifiques de software i hardware, que per la seva ràpida evolució plantegen problemes de conservació i de pèrdua de la informació (ex.: cintes VHS, disquets..., pels quals ja quasi no hi ha aparells lectors ni programes capaços de llegir-los.
I aquestes han de
constar en la seva descripció a través de les metadades; dades que aporten
informació sobre les mateixes dades i descriuen el context, el contingut i
l'estructura dels documents i la seva gestió al llarg del temps.
LES NOVES TECNOLOGIES D'ARXIUS
Actualment l'arxiver modern utilitza les tecnologies de la informació com a mitjans per agilitar els processos arxivístics. De tal manera, que els documents primaris de valor temporal i permanent els organitza, descriu, conserva i els posa a l'ús del productor del document i a l'usuari extern.
Tots aquests procediments, estan estretament lligats als principis de l'arxivística els quals regeixen des del segle XIX. Aquests són: el de procedència i el de respecte a l'ordre original. Són fonamentals per a la pràctica arxivística, doncs els principis permeten el manteniment de la unitat del fons d'arxiu, que no és una altra cosa que el conjunt de la documentació produïda o rebuda per persones físiques o jurídiques, organismes i institucions públiques o privades en el lliure exercici de les seves funcions i competències.
L'arxiver modern i tradicional organitza els documents en el suport que es trobin. Amb això contribueix a la història dels pobles, perpetuant com a testimoniatge l'esdevenir de les organitzacions i dels individus, de tal forma que la informació continguda en els documents aquest al servei de l'Estat, els investigadors i els ciutadans.
- La Digitalització: Un recurs informàtic útil per a la gestió documental és la digitalització, que consisteix en la captura de la informació i la seva transformació a format digital, perquè es pugui manipular des d'un ordinador. És útil sobretot per evitar la manipulació de la documentació original, documents històrics, en mal estat i per a documents de molta consulta i des de diferents llocs de treball. Es poden emmagatzemar en format d'imatge, o en format de text, per a això és necessari utilitzar un programa de reconeixement òptic de caràcters (OCR), és una tecnologia cara i aquesta tasca es complementa amb una indexació dels documents.
- La Microfilmació: És un altre dels recursos existents en el nostre mitjà. Consisteix a prendre una foto de cadascun d'us documents i conservar-los en el rotllo de pel·lícula, és una tecnologia molt utilitzada, ja que permet una sèrie d'exigències que el món dels arxius hem de tenir en compte amb la seguretat de la informació.
Subscriure's a:
Comentaris (Atom)