La instal·lació és la tasca material d'ubicar els documents físicament al lloc on es van ha custodiar. La finalitat de la instal·lació és assegurar la seva conservació i localització, i la de la formació que contenen.
A les oficines el mobiliari, contenidors i altres útils seran d'acord al treball que es realitza, a la freqüència d'ús dels documents i adaptats al seu suport.
El moble típic de l'arxiu de gestió són els arxivadors de carpetes suspeses; les carpetes estan penjades sobre dues barnilles, amb visors que sobresurten i on es posa el nom del nivell de classificació que correspon als expedients.
Els planers o porta plans contenen plans, material gràfic o d'altres tipus que necessita ser arxivat horitzontalment i sense doblegar; per aquest tipus de material s'usa també el porta tubs. Cintes i discos magnètics i òptics necessiten caixes de plàstic.
Per ordenar expedients o tenir-los a prop mentre es treballa es poden fer servir bastidors i mini arxivadors de sobretaula.
Es necessiten també contenidors per tota mena de suports, carpetes de cartró, camises i guardes per contenir expedients; carpetes suspeses per al seu moble, carpetes d'anelles (arxivadors A/Z) i sobretot caixes d'arxiu.
Les caixes d'arxiu, junt amb els lligalls i els llibres constitueixen les unitats d'instal·lació ja definitives. Han de ser de cartró antiàcid i resistent. Rígides, però amb un costat abatible per poder introduir i treure els documents sense problema. Les mides normalitzades són 390x280x115mm., sempre lleugerament més grans que els documents per evitar frecs i doblesses. Han de contenir un nombre de documents perquè aquests no s'aixafin per ser molts ni s'arquegin per ser pocs.
Hi haurà prestatgeries per col·locar les caixes, llibres i manuals d'ús de l'oficina.
Altres útils que convé tenir a mà són safates apilables, separadors per carpetes, fitxers, cartolines utilitzables com testimonis; etiquetes removibles usades com marcadors provisionals i etiquetes fixes per les caixes i carpetes. La cola d'aquestes últimes ha de ser especial per no danyar les carpetes a les que s'adhereixen.
Els dipòsits on s'ubiquen les unitats d'instal·lació han de tenir una temperatura i humitat adequada, una bona ventilació, i evitar un excés de llum. A més a més, ha de complir amb les mesures de seguretat contra incendis i la normativa d'instal·lacions elèctriques.
El mobiliari estarà format per estanteries, porta plans i diferents tipus d'armaris i contenidors per albergar les caixes. Poden ser estanteries fixes convencionals o per sistemes compactes.
La instal·lació del material informàtic comporta una doble problemàtica:
- Conservar els suports, convé no tocar directament el suport magnètic, no apilar-los i separar-los de camps magnètics.
- Conservar el contingut, s'ha d'anotar quin programa produí el document, tenir sistemes d'emulació, fer migracions periòdiques i conservar-los en suports diferents.
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada