1.3. CONCEPTE DE DOCUMENT

Es pot descriure com a alguna cosa tangible que registra comunicacions o dades amb l'ajuda de marques, paraules o símbols. Serveix per establir un o diversos fets i pot tenir-se en compte com a prova d'això. En general, els documents funcionen com a evidència de les intencions, mentre que els registres funcionen com a evidència de les activitats.

Un document és un suport material que conté informació i que té com a fi transmetre coneixements o idees, permeten la comunicació humana i és un important mitjà de formació i docència.

Tradicionalment, la forma més habitual d'un document era el document imprès. No obstant això, i principalment al llarg del segle XX, han anat apareixent noves formes de transmetre la informació i, per tant, nous tipus de documents (fotografies, discs, pel·lícules, suports magnètics…). Finalment, la gran revolució ha arribat de la mà de la informàtica mitjançant l'aparició dels documents electrònics.

         

És un suport físic o virtual dissenyat i creat específicament per a contenir informació i en general també per a comunicar-la. També es defineix com la combinació de suport de paper i la informació registrada en ell, que pot ser utilitzada com a prova o per consultar.

Alhora es classifica com a tota expressió en llenguatge natural o convencional i qualsevol altre expressió gràfica, sonora o en imatge, recollida a qualsevol tipus de suport material, inclús suports informàtics.

Un document és una representació del pensament escrit, dibuixat, presentat o commemorat. En el passat la paraula va ser utilitzada generalment per denotar una prova per escrit com a evidència d'una veritat o fet. En l'era de l'ordinador, "document" denota generalment un arxiu de computadora principalment textual, incloent la seva estructura i format. Contemporàniament, "document" no es defineix pel seu mitjà de transmissió.

Està format per la informació que conté, el suport o contenidor d’aquesta informació (paper, microfilm o suport informàtic) i el registre o com s’ha fixat la informació en el suport (tinta o impulsos electromagnètics). Però els documents d’arxiu es caracteritzen pel seu caràcter seriat, el seu gènesi, la seva exclusivitat i la seva interrelació. I es diferencien en textuals, iconogràfics i sonors.

Es categoritzen segons el tipus, el format, la quantitat i la forma o tradició documental. I alhora es classifiquen conforme a l’entitat productora, els orígens funcionals, la datació crònica i tòpica i el contingut substantiu.