1.4. EL CICLE VITAL DELS DOCUMENTS

Els documents d’arxiu es produeixen dins una seqüència on van complint una funció diferent a mesura que passa el temps, des del moment de la seva creació fins que es decideixi la seva eliminació o permanència; per això es parla de cicle vital dels documents.

A cada document se li assigna un valor primari, que es pel qual es va crear. Però un cop aquest valor primari ha desaparegut es busca si n'hi ha un de secundari (com pot ser la història d'una ciutat) i aleshores es decideix guardar a l'arxiu històric.

FASE ACTIVA: arxiu d’oficina o de gestió

Moment on es reben o es creen els documents i on es mantenen mentre dura el seu tràmit o ús, però no més de 5 anys com a norma general, quan han de passar a la següent fase per evitar l’acumulació.

S’ordenen per series documentals (conjunt de documents produïts en el desenvolupament d’una mateixa competència i regulat per una norma comuna), respectant la estructura amb la que han sigut creats. Aquestes series estan formades per expedients: un conjunt de documents produïts de manera orgànica i funcionalment per resoldre un assumpte.

Un cop ha passat el temps de permanència establerta, els documents han de passar a la següent fase, transferint-los. Cal revisar que no falta ningun expedient, l’ordre i s’han d’eliminar grapes i gomes. Aleshores s’empaqueten en caixes numerades per facilitar la seva identificació i s’adjunta un document on s’especifica quins documents es remeten (ha de constar de capçalera, identificació dels documents transferits i les diligencies d’entrega i recepció).

FASE SEMIACTIVA: arxiu central

Rep les series documentals creades a l’arxiu d’oficina. hi romanen uns 10 anys, on la seva funció és identificar (pròpia i exclusiva d’aquesta fase), valorar, descriure i conservar les series.

FASE INACTIVA: arxiu intermedi

Els documents hi romanen 15 anys i quasi no tenen ús administratiu i comença a prevaler el seu valor històric sobre el de gestió. La seva tasca especifica és la selecció , determinar quins documents han de ser eliminats i quins s’han de conservar.

FASE INACTIVA: arxiu històric

La seva finalitat és la conservació permanent dels documents per a la investigació i la difusió natural.

L’arxiu històric i intermedi poden unificar-se, ja que si es dona el cas que no hi ha espai a l'arxiu històric i s'hi necessita guardar documents, aquests es mantenen a l'arxiu intermedi fins que s'arregla el problema.