La recuperació de la informació (RI) és la disciplina encarregada d'organitzar l'accés eficient a la informació emmagatzemada i registrada als documents.
En relació als sistemes d'accés i custodia haurem de fer referència a tres tipus de normativa que són importants:
- La Llei Orgànica 15/1999, de 13 de Desembre, de protecció de dades de caràcter personal, en endavant LOPD, en relació als requisits legals en el control d'accés a determinada documentació i a la custòdia de les dades contingudes a aquesta.
- La política d'accés i confidencialitat que porti a terme el mateix organisme productor de la documentació. Normalment, hi ha un Manual d'ètica professional o codi de bones conductes, en el que es tracten temes com la confidencialitat en relació a les dades conegudes arran del desenvolupament de la tasca professional.
- El mateix reglament de l'arxiu i la normativa que al funcionament del mateix faci referència. Per exemple: normativa d'accés ...
Els Sistemes de Recuperació d'Informació (SRI) són els programes informàtics que permeten automatitzar totes les accions que s'integren en el procés de la recuperació d'informació per satisfer la necessitat d'informació de l'usuari.
Els SRI funcionen com a gestors que processen la informació per proveir respostes eficients i en temps real.
El principal objectiu del sistema de recuperació d'informació ha de ser obtenir els documents més rellevants possibles en relació a una consulta.
Els sistemes de recuperació són, per tant, les eines que utilitza l'usuari per cercar informació partint d'una necessitat.
Aquests instruments es basen en programari i maquinari, així com en l'aplicació d'estàndards.
L'accés sol controlar-se de dues maneres:
- Mitjançant el registre de l'usuari a través del sistema de recerca. Per accedir a la base de dades, l'usuari a d'introduïr les seves credencials (nom d'usuari i clau d'accés). Això permet al sistema portar un control dels accessos de cada usuari en el moment precís.
- Quan es realitza la consulta, reproducció o prestem d'un document físic, existeix la figura de l'arxiver, Aquest farà omplir a l'usuàri un full de prestam, deixa'n constància del document que sol·licita i la seva identitat.
En el que es refereix a la recuperació de la informació, aquest catàleg normalment automatitzat, ha de ser ben dissenyat per evitar:
- Soroll argumental, quan es recupera massa informació arran de la realització d'una consulta, i no tota és rellevant.
- Silenci documental, quan es produeix l'efecte contrari, és a dir, no es recupera informació rellevant en una consulta.
El procès de recuperació es porta a terme mitjançant consultes a la base de dades on s'emmagatzema la informació estructurada, mitjançant un llenguatge d'interrogació adecuat.
Per accedir als documents i a la seva informació cal descriure'ls.
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada