2.6. PROBLEMES D'ORGANITZACIÓ

És convenient tenir una visió de conjunt de l'entitat per poder situar la part del procès que un realitza en un context més general.

La falta de comunicació entre les diferents oficines propicia l'aparició d' "illes d'informació", és a dir, àrees on és resolt un assumpte de manera aïllada, sense tenir en compte d'on ha vingut ni on va a continuació, causant que a vegades es dupliquin documents.

Si els documents no s'estructuren de manera normalitzada encara que serveixin per al mateix assumpte, es dificulta la seva identificació i arxivat.

Hi ha d'haver un responsable que coordini els processos, espai suficient per a l'arxiu, i sobretot, unes polítiques i procediments de les transferències, un control.

La solució dels problemes passa per al rigor en el desenvolupament de la feina, l'ordre i la neteja en cada moment i per l'observació estricta de les normes establertes. Aquestes normes han d'estar desenvolupades en manuals o catàlegs de procediment, on es descriu de manera detallada com realitzar cada pas, i en els catàlegs de documents on es detalla la seva estructura i forma.

Com les organitzacions continuen diversificant, intensifiquen les possibilitats de problemes en el lloc de treball. Els gerents i propietaris de petites empreses normalment s'enfronten a un o més de tres nivells possibles de conflicte: problemes de tota l'organització, amb un equip o amb un empleat. Sovint les causes subjacents d'aquests problemes són la falta de comunicacions fluïdes o un mal ús de l'estructura organitzativa. Moltes empreses creen problemes evitant comunicar una clara cadena de comandament.

Problemes amb els treballadors

Problemes amb els treballadors individualment, poden ser conflictes de personalitat, problemes del supervisor, per un trauma personal o per l'estructura de l'empresa. La Gestió ha de conèixer la causa del problema i qui o què segueix "alimentant el foc." Si no hi ha cap tret clar, la resposta podria ser deguda, de nou, a comunicacions insuficients o confuses. Per exemple, un empleat en una organització descentralitzada pot sentir que ha de respondre a múltiples supervisors si la cadena de comandament no es comunica clarament.

Problemes d'equip

Per tenir un alt rendiment, els equips han d'estar dedicats a treballar cap a un objectiu acordat. Si algun treballador experimenta desconnexió personal amb altres membres de l'equip, l'equip pot arribar a ser no funcional. Aquests problemes sovint deriven de la falta de comunicació en l'organització o gestió que confon equip i els objectius comuns. Els caps d'equip han d'oferir retroalimentació constant i cohesió temporal. Davant de problemes d'equip, els administradors han de diagnosticar el problema i prendre mesures correctives immediates per evitar més greus avaries de funcionament.

Problemes de tota l'organització

Un simple problema d'un treballador o equip es pot ampliar ràpidament a tota l'organització si no es pren una acció correctiva immediata. S'ha d'evitar aquesta situació costi el que costi, ja que resulta en el personal formant dos grups. Si totes les accions de prevenció fallen, s'ha d'estar preparat per prendre mesures correctives molt més dràstiques. S'ha d'evitar que aquests problemes canviïn negativament la cultura corporativa que s'ha creat acuradament per fer de l'empresa una entitat amb alta productivitat.

Passos per a la solució de problemes organitzatius

Molts camins poden conduir a problemes d'organització en el treball. No obstant això, per resoldre aquestes qüestions amb èxit generalment se segueix el mateix pla:

• En primer lloc, administrar i resoldre l'actual problema immediatament. Per exemple, dos o tres empleats poden tenir conflictes interpersonals. Si no s'és part del problema, hi ha convertir-se en la solució.

• En segon lloc, conèixer que les causes del problema. Dirigir i corregir aquests problemes per evitar una repetició del problema.

Això és simple de dir, però sovint més difícil d'aconseguir. No obstant això, és imprescindible prendre aquests dos passos per mantenir un personal d'alt rendiment.