3.4. ELS ÍNDEX: ACTUALITZACIÓ

L'índex no ha de ser mai una llista tancada i acabada sinó que ha de ser actualitzada, és a dir, revisada periòdicament per l'indexador de manera que sempre sigui vàlida útil i pugui respondre a les preguntes dels seus usuaris.

La seva revisió i actualització es realitza entorn de tres eixos:

• Termes desfasats, es refereixen tant a conceptes que ja no existeixen, obsolets, i a aquells que ja han perdut la seva especificitat i estan representats per un altre terme.
• Conceptes nous, s'ha de comprovar la seva acceptació i exactitud; no és aconsellable introduir-los directament a l'índex sinó proposar-los com candidats per una posterior incorporació.
• Grafies noves, és important establir com s'escriuran els termes i elegir una única solució a les diferents alternatives.

Cada document de l'arxiu rep un "nom" o "índex", que pot ser de diverses classes, però que ha de complir amb unes característiques mínimes:

• Ser senzill d'ordenar

• Reflectir el tipus de document que es tracta

• Reflectir el lloc ocupat en l'ordenació, evitant els duplicats, ja que cadascun dels índexs ha de ser únic

Hi ha diferents sistemes d'indexació. Els més habituals són:

• Sistema alfabètic, es compon únicament de lletres. Pot utilitzar-se el nom sencer del document o alguna lletra significativa que ho indiqui. Dins d'aquestes lletres majúscules, s'utilitzaran les minúscules.

• Sistema numèric, es compon exclusivament de nombres, assenyalant l'ordre amb punt o guió.

• Sistema alfanumèric, conjunta les dos anteriors, assignant una lletra a cada classe, i dins d'aquesta classe, nombres correlatius per a l'ordenació.

Normalment, aquests índexs necessiten d'instruments de suport per entendre'ls.

Pel que fa a l'actualització dels índexs, un calendari marcat per personal especialitzat ens dirà quan s’ha de dur a terme aquestes actualitzacions i unes normes de procediment ens indicaran la forma de fer-ho. Aquesta actualització periòdica és necessària ja que poden aparèixer imprevists com: canviar les classes, sorgir problemes d'espai i emmagatzematge que afectin a la indicació, per detectar fallades en la codificació, etc.