1.6. ELS DOCUMENTS ELECTRÒNICS

Un document electrònic és qualsevol contingut dels mitjans electrònics (que no siguin programes d'ordinador o arxius de sistema) que estan destinats a ser utilitzats en forma electrònica o com a impressió.

Originalment, totes les dades que es van considerar com alguna cosa intern, la sortida de dades final va ser sempre en el paper. No obstant això, el desenvolupament de les xarxes informàtiques ha fet perquè en la majoria dels casos és molt més convenient distribuir documents electrònics dels impresos. I les millores a les tecnologies de pantalla electrònica permeten que en la majoria dels casos sigui possible veure documents en pantalla en lloc de mitjançant la impressió (estalviant paper i espai necessari per emmagatzemar les còpies impreses). 

No obstant això, l'ús de documents electrònics per a la presentació final en lloc de paper ha creat el problema de múltiples formats d'arxiu incompatibles. Fins i tot fitxers de text informàtics no estan exempts d'aquest problema (la majoria de programes no podien treballar correctament amb alguns arxius de text, i pels quals no parlen anglès, les pàgines de codi diferents sempre han estat una font de problemes). 


Fins i tot més problemes estan connectats amb formats complexos de diversos processadors de text, fulls de càlcul i programari de gràfics. Per solucionar el problema, moltes companyies de programari distribueixen visualitzadors d'arxiu gratuïts per als seus formats d'arxiu propis. L'altra solució és el desenvolupament de formats d'arxiu no patentats estandarditzats, i documents electrònics per a usos especialitzats que tenen formats especials.

Es pot definir com un document registrat de forma electrònica. Enfront del document tradicional, en el que el contingut i el suport van irremeiablement units, en aquests es poden separar el continent del contingut.

Tot i que tenen molts avantatges (estalvi d'espai, accés múltiple, ràpid,etc.), presenta alguns inconvenients:

• La informació és susceptible a ser manipulada, intencionadament al modificar dades si no hi ha les mesures de seguretat necessàries, o accidentalment, ja que al passar d’un format a l’altre o d’un sistema operatiu a un altre el document no s’obre correctament, tal i com va ser creat.

• No es pot llegir ni consultar-se directament com es fa amb el paper, sinó que es necessiten eines especifiques de software i hardware, que per la seva ràpida evolució plantegen problemes de conservació i de pèrdua de la informació (ex.: cintes VHS, disquets..., pels quals ja quasi no hi ha aparells lectors ni programes capaços de llegir-los.

Les qualitats que ha de posseir son: fiabilitat, autenticitat, persistència de les seves característiques originals al llarg del temps, integritat, estar complet/sense alterar, disponibilitat, poder ser localitzat i recuperat.

I aquestes han de constar en la seva descripció a través de les metadades; dades que aporten informació sobre les mateixes dades i descriuen el context, el contingut i l'estructura dels documents i la seva gestió al llarg del temps.

LES NOVES TECNOLOGIES D'ARXIUS

Actualment l'arxiver modern utilitza les tecnologies de la informació com a mitjans per agilitar els processos arxivístics. De tal manera, que els documents primaris de valor temporal i permanent els organitza, descriu, conserva i els posa a l'ús del productor del document i a l'usuari extern.

Tots aquests procediments, estan estretament lligats als principis de l'arxivística els quals regeixen des del segle XIX. Aquests són: el de procedència i el de respecte a l'ordre original. Són fonamentals per a la pràctica arxivística, doncs els principis permeten el manteniment de la unitat del fons d'arxiu, que no és una altra cosa que el conjunt de la documentació produïda o rebuda per persones físiques o jurídiques, organismes i institucions públiques o privades en el lliure exercici de les seves funcions i competències.

L'arxiver modern i tradicional organitza els documents en el suport que es trobin. Amb això contribueix a la història dels pobles, perpetuant com a testimoniatge l'esdevenir de les organitzacions i dels individus, de tal forma que la informació continguda en els documents aquest al servei de l'Estat, els investigadors i els ciutadans.

• La Digitalització: Un recurs informàtic útil per a la gestió documental és la digitalització, que consisteix en la captura de la informació i la seva transformació a format digital, perquè es pugui manipular des d'un ordinador. És útil sobretot per evitar la manipulació de la documentació original, documents històrics, en mal estat i per a documents de molta consulta i des de diferents llocs de treball. Es poden emmagatzemar en format d'imatge, o en format de text, per a això és necessari utilitzar un programa de reconeixement òptic de caràcters (OCR), és una tecnologia cara i aquesta tasca es complementa amb una indexació dels documents.
• La Microfilmació: És un altre dels recursos existents en el nostre mitjà. Consisteix a prendre una foto de cadascun d'us documents i conservar-los en el rotllo de pel·lícula, és una tecnologia molt utilitzada, ja que permet una sèrie d'exigències que el món dels arxius hem de tenir en compte amb la seguretat de la informació.