Tant en entorns
automatitzats con en els tradicionals, s’ha d’establir una política d’accés al dipòsit
o locals on es guarden i conserven els documents, portant un registre que
controli les persones que entren i surten del dipòsit. També s’ha de restringir
i controlar l’accés a les oficines i als equips.
Els documents d’ús dipositats
en les oficines, que generalment es guarden en arxivadors i armaris han de
romandre sota la custòdia d'un responsable que els tancarà amb clau.
Cada persona ha de
cuidar el seu propi equip, el seu ordinador i el seu material. Convé que al
final de la jornada es guardi cada document al seu lloc i no deixar papers a la
vista. S’han de tancar correctament els ordinadors, no deixar contrasenyes
posades i deshabilitar l’opció “recordar contrasenya” per evitar que es pugui
accedir a l’escriptori i al correu personal.
Accés als Arxius i Registres dins una administració
pública
El dret de
consulta de la documentació
- Si la documentació formés
part d'un expedient en tramitació, el dret de consulta i de presentació
d'escrits referents al seu contingut s'exercirà d'acord amb la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de
bases del règim jurídic de les administracions públiques i del procediment
administratiu comú.
- La consulta es pot
estendre també a la documentació que, sense formar part de l'expedient
específic, tingui la condició de pública o històrica.
Les
limitacions a la consulta
- L'accés als documents de
caràcter nominatiu que no incloguin dades referents a la intimitat de les
persones, correspondrà als seus titulars i llevat que els documents
integrin un expedient sancionador o disciplinari, als tercers que
acreditin un interès legítim i directe.
- L'accés a arxius,
expedients i documents que tinguin regulació específica o continguin dades
de caràcter personal, s'efectuarà amb observança d'aquella normativa o de
la que tingui acordada l'Ajuntament sobre fitxers mecanitzats.
- L'exercici del dret
d'accés i consulta podrà ser denegat quan prevalguin raons d'interès
públic, per interessos de tercers més dignes de protecció, quan així ho
disposi la llei o quan es tracti de documentació declarada reservada per
decret de l’Alcaldia. En aquests casos, l'Alcaldia ha de dictar resolució
motivada.
El
procediment per a obtenir l'accés a la documentació
- La documentació relativa
als acords o a les resolucions dels òrgans municipals de Govern, serà
sol·licitada directament al secretari de la Corporació. En la resta dels
casos la informació que ha de ser concreta i no genèrica per a una matèria
o conjunt de matèries, s'ha de sol·licitar a l'alcalde, als tinents
d'alcalde o als regidors delegats. Les esmentades autoritats determinaran
el personal de la Corporació que ha de facilitar als ciutadans l'accés i
la consulta de la documentació al seu càrrec.
- El que s'expressa al punt
anterior és sense perjudici de l’observança de les formalitats
d'identificació, de l'acreditació de l'interès per part del sol·licitant,
del control documental, i del normal funcionament dels serveis.
- La documentació existent
a efectes de informació o de difusió pública a l'Oficina d'Informació
Ciutadana es podrà consultar directament.
L'obtenció
de còpies i certificacions
Per
a l'obtenció de còpies i certificacions referents a actes, acords i registres
municipals i documentació d'expedients, cal tenir la condició d'interessat,
d'acord amb l'article 31 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre.
- Els ciutadans tenen dret
a consultar els registres i els documents que, formant part d'un
expedient, es trobin als arxius i a les dependències administratives,
sigui quina sigui la seva manera d'expressió, gràfica, sonora o en
imatges, o el tipus de suport material en què figurin, sempre que aquests
expedients corresponguin a procediments acabats en la data de la
sol·licitud.
- L'accés als documents que
continguin dades referents a la intimitat de les persones estarà reservat
a les persones afectades.
Quan es tracti de
documentació sotmesa a informació pública l'obtenció de còpies estarà
condicionada al volum de la documentació i a la disponibilitat de mitjans de
reprografia.
La petició de
còpies i certificacions, es farà per escrit i la seva expedició la decretarà
l'alcalde o el regidor en qui delegui.
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada