2.3. SISTEMES D'ORDENACIÓ

Un cop classificats els fons, el pas següent és ordenar-los:

Ordenar és una feina material en el qual es relacionen uns documents amb altres d'acord amb un criteri establert prèviament, que pot ser la data, noms, nombres.

Hi ha els següents mètodes d'ordenació segons el criteri usat: 

- Alfabètic, segueix la seqüència alfabètica. 

- Cronològic, és realitza l'ordenació per dates.

- Numèric, prenent com ha referència un nombre atribuït als documents, s'ordena'n seguint la seva seqüència.

- Mixta o alfanumèric, combina els signes alfabètics i numèrics.

L'ordenació es realitza en diferents nivells. Els documents dins dels expedients seguint l'ordre de tramitació, aquests dins de les sèries i les series seguint la seva jerarquia, en el fons.

L'ordenació interna dels expedients ha de ser coherent i cronològica. Els expedients és guardan en carpetes on s'anoten les dades que l'identifiquen:

- nom de l'oficina.

- data d'inici/finalització.

- resum del contingut.

- nombre de documents que conté.

- codi del quadre de classificació i nom de la sèrie.

- signatura de instal·lació.

Tots els elements que forman l'expedient han d'estar dins la carpeta desde'l començament, per evitar la seva dispersió i pèrdua. Si algú necessita un document és millor facilitar una còpia que no l'original. Sinó hi ha més remei que deixar l'original, s'ha de registrar o anotar aquesta sortida al document.

Quan els expedients han conclòs, és fiquen en capses d'arxiu per la seva conservació. A les caixes s'ha de assenyalar qué contenen; al llom, enganxada posarem una etiqueta amb

- el nom de l'oficina.

- el codi de classificació i el nom del nivell

- any(s)

Aquestes caixes són les que passaran a l'arxiu central conforme al calendari de transferències.