El registre és un instrument de control sobre els documents, consisteix ha anotar (documentar) tots els documents que l'organització genera o rep, assignant un identificador a cadascun d'ells i fent una breu descripció. La seva finalitat és deixar constància de tots els documents capturats o creats.
Pot existir un registre general o comú per tota l'organització però també existiran registres a les oficines (arxiu de gestió) per deixar constància de l'entrada d'altres tipus de documents (actes, acords...), així com en d'altres unitats (arxiu central, històric).
Arxiu d'oficina o gestió: Estan formats pels documents produïts i rebuts per l'oficina en el desenvolupament de les funcions i activitats que tinguin encarregades, i conservats com a instruments per la presa de decisions, tramitació d'assumptes i la defensa dels drets. (Fase activa-Hi resten 5 anys).
 |
| Exemple de Registre de comandes emeses |
Arxiu central: Es la unitat que recull la documentació dels diferents arxius de gestió. Pot estar unificat en un únic arxiu intermedi (Fase semi activa- Hi resten 10 anys).
Arxiu intermedi: Se li transfereix la informació des de'ls diferents arxius centrals, i és el pas previ de la documentació cap a l'arxiu històric. (Fase inactiva- Hi resten entre 15-20 anys).
Arxiu històric: On és conserven definitivament els documents que per al seu valor no poden ser eliminats.
Hi ha doncs, diferents tipus d'arxiu, i cadasqun disposa del seu registre, on s'inclouràn les següents dades:
- Identificador únic del sistema.
- Data i hora del registre.
- Títol, descripció abreviada.
- Autor (persona o entitat) i remitent o destinatari.
 |
| Exemple de Registre Històric |
Als arxius tradicionals el registre és un document a part, independent, amb forma de llibre apaïsat; als registres automatitzats forma part del mateix sistema de tramitació.
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada