4.3. L'ACCÉS A LA INFORMACIÓ

USUARIS INTERNS: membres de la pròpia organització. Les seves necessitats informatives van lligades a les seves funcions i el seu nivell i són imprescindibles per a la realització de la seva comesa.

El control en l’accés o nivells de protecció en els sistemes electrònics comença en el mateix sistema operatiu, que controla a traves d’una taula els usuaris registrats i el tipus d’accés que tenen (de lectura, escriptura, codificació o execució). Les tasques d’assignació i control de nivells les realitza l’administrador del sistema.

Quan es treballa en xarxa i es comparteixen dades, diversos usuaris necessiten accedir i treballar amb el mateix document alhora. El sistema utilitza aleshores una tècnica de bloqueig/desbloqueig per regular-ne l’ús i avisa de que “el document està sent utilitzat per un altre usuari” i s’haurà d’esperar a que es tanqui per utilitzar-lo.

Els documents emprats per al treball diari i els arxius de l’entitat, segons es produeixen, es guarden al disc en seccions diferents i amb un nivell de seguretat diferent, ja que el seu objectiu és diferent. Aquestes seccions s’anomenen volums i poden ser:

• Públics: s'emmagatzemen dades que poden ser consultades i llegides per tots els usuaris del sistema. No es poden modificar (ex: manuals de procediments)

• Compartits: el arxius poder ser utilitzats per tots, depenent del seu nivell d'accès.

• Privats: contenen informació personal a la que nomès pot accedir l'usuari amb la seva clau.

Cada usuari del sistema posseeix la seva contrasenya que li permet entrar i accedir a certa informació i al seu espai privat. D’aquesta manera, cada contrasenya té associats uns atributs que donen dret o restringeixen l’accés a un nivell a una organització.

USUARIS EXTERNS: persones alienes a l’organització i les seves consultes aniran dirigides a la documentació històrica, per realitzar estudis o treballs. Tindran restringida la major part del fons amb documents actius.

També hi poden haver autoritzacions de consultes de fons actius o préstecs temporals, els quals s’han de regular i controlar adequadament per evitar la pèrdua i dispersió de la informació.

La realització de préstecs temporals, a tot tipus d’usuaris, inclús als interns, ha de regular-se i controlar-se adequadament. Han d’existir formularis de sol·licitud del préstec i quan s’han de retornar. D’aquesta manera s’evita la pèrdua i dispersió de la informació, ja que cada document de l’arxiu és únic, la seva pèrdua és irreparable.

Tant els préstecs com les consultes directes d’informació s’han de registrar per controlar els documents i per saber qui sol·licita l’accés i per que.

Si el que es presta o envia és un document electrònic, s’hauran d’extremar les precaucions, com impedir la copia a altres suports, si es tracta d’un arxiu fotogràfic que tingui una baixa resolució, etc.

MÈTODES D'ACCÉS.
Els mètodes d'accés són funcions que permeten l'accés a les dades en dispositius externs i defineixen la forma en què els processos es defineixen i s'escriuen.

Aquests mètodes produeixen diversos beneficis, alguns són:

• Perquè no hi ha necessitat de tractar amb una funcionalitat específica del dispositiu en qüestió la programació es deixa a un mínim.
• La migració és molt més fàcil de sistemes vells a més nous, sempre que sigui compatible amb el mètode d'accés aplicat al sistema anterior.
• Debut a què els mètodes d'accés són programes confiables del sistema, és més segura la manipulació de dades, la integritat de dades i la seguretat del sistema està garantida.

ENLLAÇ DE MÈTODES.

• Hi ha diverses maneres de què els arxius es puguin enllaçar a un mètode d'accés segur.
• Una manera és quan el sistema operatiu està dissenyat. El resultat és que tots els arxius utilitzen el mateix mètode.
• Una altra manera seria quan es crea l'arxiu. Quan es fa això, cada cop que s'obre, s'utilitzarà el mateix mètode d'accés.
• Per últim, l'enllaç pot resultar d'obrir l'arxiu desitjat, donant com ha resultat que diversos processos puguin tenir el mateix arxiu obert i accedir a ell de manera diferent.

MÈTODES D'ACCÉS DE EMMAGATZEMATGE.

Hi ha diversos mètodes d'emmagatzematge que es poden utilitzar.

BDAM - Mètode d'Accés Bàsic Directe
BSAM - Mètode d'Accés Bàsic Seqüencial
QSAM - Mètode d'Accés En Cua Seqüencial
BPAM - Mètode d'Accés Bàsic Particions
ISAM - Mètode d'Accés Seqüencial Indexat
VSAM - Mètode d'Accés Emmagatzematge Virtual
OAM -  Mètode d'Accés amb Objectes

Aquests mètodes d'accés es poden classificar com directe o seqüencial.