5.2. SISTEMES D'ARXIU ELECTRÒNIC

Un sistema d'arxiu electrònic utilitza la informàtica per portar a terme les tasques i processos documentals, és " un sistema d'informació que ha estat desenvolupat per emmagatzemar i recuperar documents, i organitzat per controlar les funcions  específiques de producció i emmagatzament de documents i l'accès als mateixos, amb la fi de salvaguardar la seva autenticitat i fiabilitat."

Poden trobar tres graus d'implantació electrònica, desde la mes sencilla en que s'opera amb eines ofimàtiques, passant per sistemes gestors de documents que treballan  en  entorns d'intranet, fins a la major complexitat que és l'entorn de treball d'internet.

Cada cop més, les tecnologies de la informació i de la comunicació (TIC) desenvolupen un paper més important debut al gran volum d'informació i documentació ha gestionar actualment. Darrerament, cada cop més empreses apliquen polítiques “zero paper”, que són aquelles encaminades a reduir la utilització de documents en el suport paper tradicional. 

Avantatges de l'arxiu en suport digital:

• Necessita menor espai: en una memòria USB o en un disc dur es poden emmagatzemar milers de documents que en paper ocuparien molt més espai.

• Tenen sistemes de cerca automàtica de documents: mitjançant el mateix sistema operatiu es pot demanar la cerca de documents fent servir criteris de cerca o filtres com els caràcters continguts en el nom, la data de creació, el format de l’arxiu, etc.

 • Facilitat de reproducció: els arxius en format digital poden ser copiats amb un cost pràcticament nul i, a més, les reproduccions tenen exactament la mateixa qualitat. En canvi, la documentació en paper pot perdre qualitat en fotocopiar-se.

 • Menor despesa d’impressió: si rebeu i emmagatzemeu els arxius en suport digital, deixa de ser necessària la seva impressió en paper fet que suposa un estalvi en paper i tinta o tòner.

 • Facilitat d’accés: si els arxius s’emmagatzemen digitalment en un servidor que proveeix a una xarxa telemàtica, tota aquesta informació pot estar fàcilment accessible, tot i que siguis a molta distància del lloc físic on es troben emmagatzemats.

 • No es malmet pel pas del temps: si hem de conservar documentació durant un llarg període de temps, el paper amb el pas del temps, si no es conserva en les condicions adequades, es malmet. Les versions digitals poden reemplaçar el seu continent fàcilment sense perdre qualitat. 

Inconvenients:

• Menor comoditat per visualitzar els documents (la pantalla acostuma a no ser tan còmoda com el paper). 

• Pot facilitar l’accés a la informació a persones no autoritzades. Terceres persones podrien tenir accés a la documentació de la nostra empresa si no tenim prou protegit el sistema d’accés. 

• Es poden produir problemes de funcionament a la xarxa que no permetin o demorin l’accés a la documentació. 

• En el cas de no tenir habilitats sistemes de còpies de seguretat pot ser fàcil que no sigui possible accedir perquè es produeixi una eliminació accidental dels arxius o perquè els discos durs que la contenen s’espatllin.

• Els documents emmagatzemats digitalment, en no tenir la signatura manuscrita ni el segell de l’empresa emissora del document, poden no tenir la mateixa validesa legal. 

Registres informatitzats de la informació i la documentació de l’empresa.

Una de les primeres passes que es fan per arxivar la documentació és procedir al seu registre. El registre de la documentació permetrà comprovar des del llibre de registre si la documentació efectivament ha arribat a l’empresa i també ens proporcionarà informació sobre on podem trobar aquella que necessitem o a qui s’ha transferit.

El registre informàtic d’aquesta documentació n’agilitzarà molt la tasca de cerca ja que ens permetrà aplicar filtres per localitzar ràpidament la documentació.

Arxivament de dades i documentació en format digital. 

Com a conseqüència del gran increment del volum de documentació en format digital en les empreses, es fa necessari establir protocols d’arxivament informàtic de tota aquesta informació. 

Una de les primeres premisses a tenir en compte és com es vol desar la informació. 

Les bases de dades

En l’empresa és freqüent la utilització de les bases de dades com a sistema d’arxivament d’aquella informació susceptible de ser utilitzada de manera freqüent.

Una base de dades és "un conjunt d’informació organitzada mitjançant l’establiment de relacions per tal que aquesta sigui de fàcil accés als seus usuaris."

Les bases de dades ens permetran tenir centralitzat tot un conjunt d’informació. A més, aquesta, en estar informatitzada serà fàcilment editable i, en conseqüència, es podran anar introduint modificacions quan sigui necessari sense haver d’emplenar una nova fitxa. 

Arxivament de documentació en format digital

Per aconseguir un arxivament digital de la informació eficient caldrà establir una bona estructura de carpetes i establir un codi per anomenar els fitxers que ens permetin cercar i trobar els arxius fàcilment. 

Un sistema senzill d’arxivar documents en una xarxa informatitzada és mitjançant una estructura de carpetes en un servidor. 

Els programes de gestió documental són aquells mitjançant els quals s’organitza i té disponible qualsevol documentació relativa a l’empresa.

Digitalització de documents.

Moltes vegades és molt útil tenir accessibles documents en versió digital. Per aquest motiu, quan només es disposa d’una còpia en paper dels documents es pot procedir a la seva digitalització.

Digitalitzar un document és l’acció mitjançant la qual la informació que conté és capturada i transformada a llenguatge processable informàticament.

Digitalitzar documentació generara grans avantatges ja que es podrà treballar amb les versions electròniques dels documents que seran fàcilment emmagatzematges, editables i s’hi podrà accedir.

La digitalització certificada de factures és un procés pel qual s’obtenen còpies digitals signades electrònicament mitjançant programari homologat de digitalització.