En un entorn
automatitzat, la conservació de la informació ha d’anar dirigida en dos
sentits: cap a la conservació dels suports que la conten i cap al manteniment
de la informació mateixa.
Un dels majors
problemes en la conservació dels documents electrònics és el suport. Les
condicions ambientals són més estrictes, la duració del suport és molt menor i
la obsolescència dels equips. A causa de la ràpida evolució de les tecnologies
de la informació fa que els suports canviïn a gran velocitat i freqüència; els
equips canvien la seva tecnologia i és impossible accedir als documents. Una
bona estratègia de conservació és realitzar les migracions oportunes a nous
programes, crear programes d’emulació o conservar la tecnologia que ha produït
els documents.
Per al manteniment de
la informació és necessari realitzar copies de seguretat periòdicament dels
arxius generats, evitant així pèrdues irreparables de documents, temps i
treball emprat. Aquestes copies es guarden al servidor i per augmentar la
seguretat es poden emmagatzemar en memòries externes guardades en les correctes
condicions ambientals, sota clau i custodia d’un responsable.
Es poden crear arxius
de referència, que són la transposició dels documents electrònics a microfilm
per una conservació segura o la seva fixació en forma d’imatge digital.
Una de les
característiques de la informació electrònica és la falta d’integritat ja que
és fàcilment manipulable. Al guardar o traspassar d’un suport a un altre un
document, s’ha de fer a la seva mateixa extensió i en el mateix format per
evitar canvis en l’estructura i pèrdues parcials de la informació i comparar i
confirmar els resultats.
Un altre punt molt
important és la ubicació, guardar els documents adequadament, a l’arxiu i
carpeta corresponent, assegurant-se que se li adjudiquen els indicadors
corresponents que permetran reconeixe’ls. Si es treballa amb documents penjats
a la xarxa s’han d’assignar identificadors per confirmar la disponibilitat.
Podem trobar més informació a les següents webs:
Podem trobar més informació a les següents webs:- Mesures de la Diputació de Barcelona: https://www.diba.cat/c/document_library/get_file?uuid=10d22691-4cdb-4c00-bd6e-c7b5e0fb967c&groupId=17491242
La signatura electrònica
Per poder garantir l’autenticitat i la integritat
dels documents electrònics, així com la seguretat en les transaccions electròniques, la signatura
electrònica és un element bàsic.
No obstant això, no és necessari l’ús de la
signatura electrònica en tots els casos, ja que, en funció del tràmit, n’hi pot
haver prou amb l’ús d’un sistema d’usuari i contrasenya. El mètode
d’autenticació electrònica haurà de ser proporcional al nivell de seguretat
requerit per a cada tràmit en concret.
De totes maneres, els únics documents electrònics
que tenen el mateix valor legal que els documents amb signatura manuscrita són
aquells que han estat signats mitjançant una signatura electrònica reconeguda
(com el DNI electrònic o els certificats emesos per CATCert).
La signatura
electrònica reconeguda és una signatura electrònica avançada emesa per les
entitats oficials de certificació i que es basa en un sistema de criptografia
asimètrica en què l’usuari té dues claus: una de pública i una de privada.L’usuari pot signar els documents amb la seva clau privada i, mitjançant la
clau pública, es pot verificar l’autenticitat d’aquell document.
La signatura
electrònica, a més, genera un resum criptogràfic del document (funció hash)
que garanteix que el document no ha estat modificat des de la seva signatura
(ja que el resum criptogràfic seria del tot diferent si el document es modifiqués
amb posterioritat a la seva generació).
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada