Classificar consisteix a agrupar els documents en classes o conjunts, de forma jeràrquica, de el més ampli a el més específic d'acord a una estructura que reflecteix les activitats i funcions de l'organització productora dels fons.
Els sistemes de classificació que es poden aplicar són tres:
- Classificació funcional: Els documents s'agrupa'n segons les funcions de l'entitat, sobre una mateixa activitat.
- Classificació orgànica: És creen classes d'acord amb les divisions administratives de l'entitat, amb la seva estructura orgànica.
- Classificació per matèries: Segons el contingut dels documents, és més subjectiva.
- Classificació orgànica: És creen classes d'acord amb les divisions administratives de l'entitat, amb la seva estructura orgànica.
- Classificació per matèries: Segons el contingut dels documents, és més subjectiva.
El sistema triat ha de ser estable en el temps, perdurable, ser objectiu, no dependrà de la valoració de cap persona i ser comprès per tots.
El sistema més consistent és el funcional, ja que encara que una empresa canviï la seva organització, la seva activitat seguirà sent la mateixa.
El quadre de classificació.
És una "Estructura jeràrquica i lògica que reflecteix les funcions i activitats d'una organització."
És el marc dins del qual s'organitzen els documents, es veuen les relacions entre ells, permet normalitzar la denominació donada a un i també en permet la seva localització.
Ex. Sèrie - Subsèrie; Classe - Subclasse
Per la seva realització és indispensable tenir un coneixement profund de l'organització, conèixer la seva estructura, les seves funcions, els seus fins.
La codificació.
El quadre de classificació es completa amb la codificació. La codificació és la assignació de lletres o números o una combinació de les dues per cada nivell de classificació.
- La codificació alfabètica utilitza les lletres del abecedari seguint la seva seqüència.
- La codificació numèrica utilitza els números en la seva seqüència natural.
- La codificació numèrica utilitza els números en la seva seqüència natural.
Quan un document ingressa o es genera en l'oficina, el procés de classificació és el següent:
- Identificar l'expedient al qual pertany aquest document, si existeix ja o si és necessari obrir-lo.
- Identificar a quina sèrie pertany.
- Buscar la subsèrie a la qual s'enquadra.
- Anotar la classificació resultant, això és, el codi i nombre que li correspon; s'anota a l'expedient i a la carpeta, en l'angle superior dret, a llapis i precedit de l'abreviatura Ref.
Quan es treballa en entorns ofimàtics s'arxiva en els directoris de l'ordinador, en carpetes i subcarpetes que usaran la codificació i els nombres de les sèries i subsèries del quadre.
Elements auxiliars del quadre.
El quadre podrà completar-se amb taules auxiliars que realitzen noves divisions més específiques i concretes. Aquestes subdivisions poden ser:
- específiques (E), perquè sols s'apliquen a un nivell, a una sèrie o subsèrie del quadre.
- comunes, perquè es poden aplicar a tots els nivells. Poden ser:
* uniformes (U), per identificar tipus de documentació, correspondència, memòries, estadístiques, actes...
S'inclouran, a més a més, índexs amb els nombres de les sèries, subsèries i resta de divisions i nivells, amb la seva corresponent localització a la taula. També índexs nominals, topogràfics dels termes empleats al quadre.
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada