3.2. INDEXACIÓ I QUADRE DE CLASSIFICACIÓ

La descripció és el conjunt de tasques encaminades a informar sobre el contingut dels documents i del document mateix, amb la finalitat que els usuaris puguin accedir a ells.

També es pot descriure com a l'elaboració d'una representació acurada d'una unitat de descripció i, si escau, de les parts que la componen, mitjançant la recopilació, l'anàlisi, l'organització i l'enregistrament de qualsevol informació que serveixi per identificar, gestionar, localitzar i explicar els documents d'arxiu, proporcionant també informació sobre el seu context de creació i el sistema a partir del qual han estat organitzats.

Els objectius que persegueix la descripció arxivística són per sobre de tot facilitar l'accés de consulta als documents, i per això creu necessari representar els documents d'arxiu de manera comprensible, donant informació sobre el seu context de creació, la seva organització i el seu contingut; però també permetre verificar l'autenticitat de la provinença dels documents d'arxiu proporcionant informació sobre la història de la seva conservació i custòdia, classificació i les circumstàncies de la seva creació i utilització.

Els principis sobre els quals es fonamenten les regles de descripció es poden resumir en quatre:

• El respecte al fons a partir del principi de provinença i del principi de respecte.

• La classificació del fons reflectirà el context i l'estructura jeràrquica del fons i de les seves parts en diversos nivells relacionats jeràrquicament de general a específic.

• Només s'oferirà la informació relativa al nivell de descripció que li és pertinent, evitant sempre de repetir la informació en les diferents descripcions arxivístiques relacionades jeràrquicament.

• Els lligams entre les descripcions corresponents a cada nivell seran clarament indicats i relacionats.

La indexació és el procès de descriure i caracteritzar un document a través dels conceptes continguts en ell, com també, l'assignació d'una matèria a un document d'acord amb una llista d'encapçalaments o un tesaurus.

El resultat d'aquest procès són els índexs. Els índexs són llistes de termes que reflexan el contingut dels documents i a través dels quals és possible la seva recuperació. Cada terme d'indexació representa un concepte que caracteritza i descriu un document.

ÍNDEXS.


El procès d'indexació és porta a terme en tres etapes:

•  S'examina el contingut del document i és descriuen els seus punts fonamentals.

1. - Format.
2. - Títol.
3. - L'autor.
4. - A qui va dirigit.
5. - L'objecte que persegueix, l'acció que la motivada.
6. - Dates associades.
7. - Resum.

• D'entre totes les dades s'identifiquen i seleccionen els conceptes fonamentals i es tradueixen a termes d'indexació, formant un llenguatge especialitzat, un llenguatge documental.
• S'escullen aquells termes que passaran a formar part de la llista, depenent del volum de documents que hi hagi a l'arxiu, però de manera general a menys termes i de significat més ampli, ja que com més termes més, més complexa i subjectiu és l'índex.

Els termes triats per la indexació han de cumplir les següents condicions:

• Exhaustivitat: han d'aparèixer a la llista tots els conceptes bàsics del document.
• Precisió: evitar expressions ambigües o genèriques.
• Pertinència: rigor en seleccionar els termes.
• Uniformitat: utilitzar les mateixes expressions per als mateixos conceptes, eliminar la subjectivitat i mantenir així la coherència de la llista.

Els tipus d'índex habituals són:

• Onomàstics: els termes que contenen són noms de persones, institucions...
• Topogràfics: contenen termes geogràfics.
• De matèries.

S'han de seguir unes regles en la seva redacció:

* Per noms de persona,

- entren en ordre invers, cognoms i nom.
- es respectarà la seva llengua d'origen.
- les inicials es posposen.
- els cognoms amb guionet es consideren un de sol.
- les preposicions dels cognoms es posposen al nom.
- les partícules de tractament es posposen.
- se'ls pot afegir dates, qualificatius que clarifiquin la seva identitat.

* Per institucions,

- en forma directa sense inversió.
- abreviatures i sigles es desenvolupen per evitar confusions.

* Per termes geogràfics,

- entre parèntesis la seva jurisdicció, país, si existeix en diversos.
- en l'idioma del centre, institució.

* Per matèries,

- ús del singular per a nombres incomptables i plural per als comptables.
- entrades directes, sense inversió.

La llista amb els conceptes o termes es pot ordenar de forma alfabètica (seqüència de l'alfabet) o sistemàtica (afinitat temàtica).

LA NORMA ISO 5963 (1985) ESTABLEIX LES PAUTES QUE ES PODEN SEGUIR A L'HORA D'INDEXAR UN CONJUNT DOCUMENTAL.

Es descriuen els mètodes per examinar i analitzar els documents, determinar la matèria que tracten i seleccionar els termes d'indixació apropiats. Aquesta norma es limita a les etapes preliminars de la indixació i no inclou les pràctiques d'un tipus específic de sistema d'indixació, ja sigui pre-coordinat o post-coordinat. Les tècniques descrites en aquesta norma poden ser usades per qualsevol institució d'informació on el procés d'indixació es realitzi de forma manual; per contra, no s'apliquen en aquelles institucions que emprin tècniques d'indixació automatitzada. Aquesta norma té com a propòsit guiar als indixadors durant les etapes d'anàlisis de documents i d'identificació de conceptes essencials en la descripció de la matèria.

L'ÍNDEX DEL QUADRE DE CLASSIFICACIÓ.

El quadre de classificació va acompanyat d'un índex que permet classificar els documents que arriben a l'arxiu de gestió.

Aquest índex conté tots els nombres ordenats alfabèticament de les sèries, classes o nivells del quadre i les seves successives divisions juntament amb la seva codificació, la seva ubicació al quadre.