A la maquinària de funcionament de tota empresa, entren en joc multitud de documents, tant els que és generen com els que es reben: informes, cartes, expedients, documents oficials, documents mercantils, etc.
El volum de tota aquesta documentació va creixent de forma proporcional al creixement de l'empresa, i al seu grau d'interrelació amb el seu entorn exterior, per això és precís realitzar una correcta gestió i arxivat de tota la documentació.
El professional del secretariat haurà de conèixer els diferents sistemes usats, tal com els mètodes estàndard de classificació com els medis tècnics i materials que li permetin l'arxivat de tota la documentació que es generi a l'empresa. Això no obstant, cada organització podrà disposar de normes o sistemes específics.
Per una organització i conservació dels documents d'arxiu, que faciliti el seu accés i us, s'han d'aplicar una sèrie de tècniques que constitueixen el tractament arxivístic.
Aquest tractament inclou la classificació, ordenació, descripció i instal·lació dels documents.
PRINCIPALS RECOMANACIONS PEL PERSONAL D'ARXIU.
* El personal que té accés al dipòsit d'arxiu ha de contar permanentment amb elements de protecció i higiene (guants, mascaretes...).
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada